Secretaresse

Facility Services – Bedrijfsbureau

Publicatiedatum
14 september 2017
Opleidingsniveau
hbo
Salarisindicatie
€2.161 tot €2.917 bruto per maand
Sluitingsdatum
29 september 2017
Functieomvang
38 uur per week
Vacaturenummer
17-450

Facility Services (FS) is de facilitaire organisatie van de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam. Wij leveren facilitaire, huisvestings- en onderwijslogistieke diensten in ongeveer 80 gebouwen verspreid over de hele stad. Van monumentaal in de Amsterdamse binnenstad tot de nieuwbouw op de Amstelcampus en het Science Park.

Onze dienstverlening is er op gericht om het onderwijs en onderzoek te faciliteren. Wij zijn ambitieus en willen een innovatieve en betrouwbare dienstverlener zijn. Centraal staan de vier kernwaarden resultaatgerichtheid, klantgerichtheid, samenwerking en verantwoordelijkheid nemen. Bij FS werken collega’s die van aanpakken houden en we hebben een informele werksfeer.

Onze dienst heeft vijf afdelingen: Bureau Onderwijs Logistiek, Facility Management, Huisvesting, Inkoop en het Bedrijfsbureau.

Werkzaamheden

Het secretariaat FS is een van de teams van de afdeling Bedrijfsbureau en bestaat uit 3 medewerkers. Alle secretaresses zijn verantwoordelijk voor de ondersteuning van de MT leden en weten elkaar naadloos te vervangen. Je zult primair een of twee afdelingshoofden ondersteunen en levert daarnaast een bijdrage aan het teamresultaat door ondersteuning van de collega’s.

Concreet betekent dit de volgende werkzaamheden:

  • plannen, agenderen en coördineren van afspraken;
  • organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten;
  • in opdracht onderhouden van voor het aandachtsgebied relevante externe contacten;
  • bewerken, verwerken en opstellen van zakelijke correspondentie;
  • informatieverstrekking via telefoon en e-mail;
  • uitvoeren van (administratief) ondersteunende werkzaamheden;
  • documenteren en digitaal archiveren van informatie;
  • medeverantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van kleinschalige bijeenkomsten.

Profiel

De ideale kandidaat heeft bij voorkeur een hbo werk- en/of denkniveau , is accuraat, houdt ervan om een dienstverlenende taak op zich te nemen en heeft aandacht voor kwaliteit van die dienstverlening. Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als secretaresse en bent bekend met Windows 7, hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met alle MS Office 2010 programma’s, waaronder Outlook en Word, die je op gevorderd niveau volledig beheerst. Je hebt aantoonbare ervaring met complex agenda beheer, hebt gewerkt met papierloos werken en je weet hoe je met een tablet en smartphone werkt.

Je hebt een representatieve, proactieve en klantgerichte werkhouding. Voor deze veelzijdige functie is het van belang dat je zelfstandig kunt werken en prioriteiten kunt bepalen voor het afdelingshoofd, goed met piekbelasting kunt omgaan, stressbestendig bent en dat je je flexibel opstelt. Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en werkt graag in teamverband met andere secretaresses.

Inlichtingen

Nadere informatie:

  • Joost Klaasen, hoofd Bedrijfsbureau (niet gebruiken om te solliciteren)
    T: +31 (0)20 525 3210

Aanstelling

Het betreft een aanstelling voor de duur van een jaar. Minimale omvang is 38 uur per week. Bij gebleken geschiktheid volgt een aanstelling in vaste dienst. Het bruto maandsalaris bij een voltijdse aanstelling bedraagt, afhankelijk van ervaring en opleiding, minimaal €2.161 en maximaal €2.917 (salarisschaal 7). De functie is ingedeeld in het profiel secretaresse niveau 2.

Naast het marktconform salaris geldt een eindejaarsuitkering van 8,3%, vakantiegeld 8% en zeer gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruim aantal verlofdagen en een gunstige ouderschapsverlofregeling, een professionele en innovatieve werkomgeving, een informele en collegiale werksfeer en ruimte voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk vlak.

Sollicitatie

Klik op de link onderaan deze advertentie om online te solliciteren. Sollicitaties die rechtstreeks naar de contactpersoon of op een andere wijze worden verstuurd, worden niet verwerkt. #LI-POST

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld

Gepubliceerd door  Universiteit van Amsterdam